Melalui artikel ini, PT. Agung Samudera Ekspedisi (ASE) memberikan panduan lengkap yang dapat membantu Anda mengirim dokumen ke luar negeri dengan aman, cepat, dan sesuai standar internasional. Baik untuk kebutuhan personal, pendidikan, hingga bisnis, tips berikut akan memastikan dokumen Anda sampai dengan selamat.
1. Pastikan Jenis Dokumen yang Dikirim Legal dan Diizinkan
Tidak semua dokumen bisa dikirim bebas ke luar negeri tanpa aturan tambahan. Beberapa negara mewajibkan legalisasi atau verifikasi tertentu.
Jenis dokumen yang umumnya boleh dikirim:
- Ijazah & transkrip nilai
- Paspor & visa
- Sertifikat lahir
- Kontrak kerja
- Dokumen perusahaan (invoice, MoU, PO)
- Surat pernyataan dan dokumen legal lainnya
Beberapa dokumen seperti dokumen rahasia pemerintah atau dokumen sensitif tertentu membutuhkan izin tambahan.
2. Gunakan Amplop Kedap Air dan Anti Sobek
Salah satu langkah paling penting untuk mengamankan dokumen adalah memilih jenis kemasan yang tepat. Hindari menggunakan amplop kertas biasa karena mudah rusak selama pengiriman.
Gunakan kemasan seperti:
- Amplop plastik anti air (security envelope)
- Amplop padded (bubble mailer)
- Amplop dengan seal keamanan
Kemasan yang baik melindungi dokumen dari hujan, kelembaban, dan risiko sobek selama proses transit.
3. Tambahkan Hardboard atau Karton Pelindung
Dokumen mudah terlipat atau tertekuk saat dalam perjalanan. Untuk mencegah hal ini, gunakan karton tebal sebagai pelindung tambahan.
Anda bisa memasang:
- Hardboard / karton tebal di kedua sisi dokumen
- Folder pelindung tahan air
- Plastic sleeve (sheet protector)
Ini memastikan dokumen tetap rata dan tidak rusak saat tiba di negara tujuan.
4. Jangan Lupa Salinan Digital
Sebelum mengirim dokumen asli, pastikan Anda sudah memiliki scan digital dalam format PDF. Hal ini berguna jika:
- Dokumen hilang di perjalanan
- Dokumen perlahan tertahan di bea cukai
- Penerima membutuhkan salinan segera
Simak pula apakah penerima sebenarnya hanya membutuhkan versi digital sehingga pengiriman fisik tidak diperlukan.
5. Gunakan Jasa Pengiriman Internasional yang Tepercaya
Pilih ekspedisi dengan rekam jejak baik untuk pengiriman dokumen. Jangan hanya tergiur harga murah tanpa mengecek kualitas layanan.
Ciri jasa pengiriman dokumen internasional yang profesional:
- Memiliki layanan air cargo yang cepat
- Dilengkapi sistem tracking real-time
- Menyediakan konsultasi dan pengecekan dokumen
- Memiliki pengalaman dalam ekspor dokumen personal & bisnis
PT ASE sendiri memiliki layanan pengiriman dokumen ke berbagai negara seperti Malaysia, Singapura, Jepang, Eropa, hingga Amerika dengan estimasi 3–7 hari via udara.
6. Pastikan Alamat Tujuan Lengkap dan Akurat
Alamat yang tidak lengkap adalah penyebab utama dokumen tertunda bahkan kembali ke pengirim. Pastikan Anda melampirkan:
- Nama lengkap penerima
- Alamat lengkap jalan, kota, kode pos
- Nama institusi (jika ada)
- Nomor gedung, unit, atau lantai
- Nomor telepon penerima
- Email penerima
Sertakan juga alamat pengirim dengan jelas untuk menghindari kebingungan.
7. Pilih Metode Pengiriman yang Cepat dan Aman
Untuk dokumen, moda pengiriman terbaik adalah air freight (udara) karena lebih cepat dan aman dibanding pengiriman laut.
Estimasi waktu pengiriman dokumen via udara:
- Asia: 3–5 hari
- Eropa: 4–7 hari
- Amerika: 5–8 hari
- Australia: 3–5 hari
Untuk dokumen sangat penting, pilih opsi priority / express agar tiba lebih cepat.
8. Tambahkan Label “Document – Do Not Bend”
Stiker atau label khusus sangat berguna agar dokumen tidak terlipat saat dalam penanganan ekspedisi.
Label yang disarankan:
- Do Not Bend
- Important Document
- Handle With Care
Pihak ekspedisi akan memberikan penanganan berbeda untuk kiriman berlabel khusus.
9. Gunakan Layanan Asuransi
Meskipun jarang terjadi, risiko kehilangan tetap ada. Oleh karena itu, gunakan layanan asuransi pengiriman internasional untuk dokumen penting.
Umumnya biaya asuransi tidak mahal, namun memberikan perlindungan maksimal.
10. Tracking Secara Berkala
Setelah barang dikirim, Anda akan menerima nomor resi atau tracking number. Pastikan untuk:
- Melacak status pengiriman setidaknya sekali sehari
- Menghubungi pihak ekspedisi jika ada status abnormal
- Menginformasikan penerima mengenai estimasi kedatangan
Sistem tracking PT ASE terhubung dengan jaringan internasional sehingga pelanggan dapat memantau secara real time.
Pengiriman Dokumen ke Luar Negeri Bersama PT ASE
PT Agung Samudera Ekspedisi menyediakan layanan pengiriman dokumen ke luar negeri melalui udara dengan proses cepat, aman, dan dilengkapi support profesional.
Kelebihan layanan pengiriman dokumen PT ASE:
- Harga kompetitif untuk pengiriman dokumen
- Pickup area tertentu
- Proses cepat (3–7 hari)
- Tracking real-time
- Pengalaman lebih dari 7 tahun
- Konsultasi gratis sebelum pengiriman
Penerima layanan meliputi Malaysia, Singapura, Brunei, Jepang, Timur Tengah, Eropa, Australia, hingga Amerika.
Hubungi PT ASE untuk Konsultasi Pengiriman Dokumen
Ingin kirim dokumen penting ke luar negeri dengan aman? Konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim ASE:
📞 021-21697699
💬 WhatsApp 0813-8860-8201
✉️ info@agungsamudera.com
🌐 https://agungsamudera.com